DfM-Rechnungseingang wird digital

29. September 2021

Eine Push-Nachricht mit Direktlink und der Browser verschaffen den Zugang zur Rechnung - die Suche bietet viele Möglichkeiten

Mehrere Tausend Rechnungen müssen bei DfM freigegeben werden - das geht jetzt digital

Ab Freitag, dem 1. Oktober 2021 erfolgt die Rechnungsbearbeitung bei Dienste für Menschen digital. „Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro“, betont Christel Brintzinger, die derzeit als Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung das Projekt gemeinsam mit der IT implementiert. Die Lieferanten und Dienstleister wurden vorab gebeten, ihre Rechnungen per E-Mail an die dafür eingerichteten DfM-Adressen zu schicken.

Der digitale Posteingang ist nach den Gesellschaften gGmbH, Bayern, Sachsen und HWD geordnet und nimmt auch von Hand gescannte Papierrechnungen an. Kommt eine Rechnung als pdf im digitalen Postfach an, liest das Erfassungssystem sofort mit und legt einen Vorgang an: Die Rechnungsadresse wird ebenso wie die Rechnungsnummer automatisch ausgelesen. Der Rechnungsbetrag, der Mehrwertsteuersatz und das Datum werden übertragen und stehen für die Freigabe schon fertig eingetragen zur Verfügung.

Ist die Zuordnung klar, wird eine E-Mail mit einem Direktlink zur Rechnungsfreigabe an die zuständige Person versendet. Falls die Zuordnung einmal nicht automatisch klappt, wird diese in einem "Pool" aufgefangen. Esther Albo und Marilyn Moser aus der allgemeinen Verwaltung der Zentralen Dienste sorgen dann - wie bisher bei der Papierrechnung - für die richtige Zustellung. Ron Sliacky, Leitung IT-Management, baute die bisherige Freigabe-Struktur bei DfM in der digitalen Variante nach. Das heißt, die Namen der Freigebenden und aller sachlich oder rechnerisch Prüfenden sind hinterlegt und zugeordnet.

Der anschließende Prozess der Rechnungsprüfung, Kontierung, Freigabe und Archivierung erfolgt in einfachen Arbeitsschritten. Er funktioniert wie auf den bisher genutzten Kontierstreifen. Dazu zählt:

  • die Originalrechnung ist angefügt,
  • die Rechnungs-pdf kann beschriftet werden, Positionen können "abgehakt" werden,
  • eine Abwesenheitsnotiz stellt sicher, dass die Rechnung nicht liegenbleibt.

Unter den Favoriten im Browser heißt diese Anwendung "D3", dahinter steht "d.velop", ein Dienstleister für Dokumentenmanagement und Digitalisierung. In mehreren Inhouse-Schulungen wurden Mitarbeitende eingewiesen und konnten seit einigen Monaten in einem Testsystem üben. Ein O-Ton aus den Schulungen lautet: "Jetzt muss ich endlich nicht mehr fragen, wo die Regionalleitung gerade ist."

Im Rahmen unseres EMAS-Nachhaltigkeitsmanagements ist dieser Schritt ein wichtiger Baustein zur Einsparung von Papier, Toner, Postweg und Bearbeitungszeit. Die automatisierte Anbindung an die Finanzbuchhaltung verbessert zudem die Planungssicherheit.